事務長代行（外部事務長）
月2回・半日訪問（原則固定曜日）
月額25万円〜 （税別）
- 院長ヒアリング・スタッフ面談
- 役割・連絡ルール・会議体の設計
- 受付導線・患者対応の標準化
- 必要に応じて事務業務も対応
契約は原則6ヶ月から。頻度・範囲は状況に合わせて設計します
クリニック
専門
月2回
専門
月2回
クリニック専門・外部事務長サービス
院長の意図が、
現場に通るクリニックへ。
スタッフに伝わらない。注意すると反発される。
採用しても定着しない。患者対応にムラが出る。
外部事務長が院長とスタッフの間に入り、
6ヶ月で「打ち手が効く現場」に整えます。
※事務作業の代行サービスではありません。院長の方針を現場に通る言葉に整え、面談・会議・役割・連絡の流れまで、現場に入って整える運営支援です。
こんな状態のクリニックのためのサービスです
!
スタッフとのコミュニケーションが難しい。指示が通らず、注意すると反発される
!
採用しても定着するイメージが持てない。急な退職に振り回されている
!
受付・導線・待ち時間・接遇にムラがあり、患者が離れる不安（兆し）がある
!
売上・利益・資金繰りが気になり始めた。伸ばしたいが打ち手がまとまらない
✓
つまり、1つの業務ではなく「全体が詰まっている」——事務長代行は、この状態のための切り札です。診療に集中できる環境を取り戻します。
集患・採用・評価制度の前に。
院内が連動していないと、どの打ち手も効きません。
クリニックの問題の多くは、院長が間違っているのではなく、院長の頭の中にある優先順位・譲れないこと・判断基準が、スタッフに「翻訳」されていないことで起きます。その状態で集患施策を打っても、受付対応や待ち時間が荒れていれば患者体験は良くなりません。
だから私たちは、数字で現場を追い立てるのではなく、まず院長の意図が現場に通る状態——「稼げない土壌」を整えることから始めます。売上や利益は、院内が連動した結果として下げ止まり、上がり始めます。
外部の事務長役として院長とスタッフ双方の言葉を翻訳しながら、現場が動く形に整える。それがこのサービスの仕事です。
事務長代行 早わかり
対象
5名以上スタッフ数5名以上のクリニック。全体が詰まり始めている状態が対象
形式
月2回月2回・半日訪問が基本（原則固定曜日）。短期集中・追加訪問も設計可能
中心となる仕事
翻訳と実行院長の意図を現場に通る言葉に整え、面談・会議・手順に落とし込む（事務作業中心ではありません）
期間
原則6ヶ月〜成果や変化が現れる目安（経験則）に基づき、原則6ヶ月からの契約
6ヶ月で何をするか
「月25万円で何をしてくれるのか」が見えるように、進め方を具体的にお示しします。
最初の1ヶ月
詰まりの特定と、最初の1つの解消
- 院長ヒアリング：理想・優先順位・譲れないことを整理
- スタッフ面談：現場の言い分と詰まりを把握
- 噛み合っていない点を特定し、優先順位を整理
- 院長の意図が伝わる形に整え、まず詰まりを1つ解消
2〜3ヶ月目
会話と役割の流れを整えて「連動」をつくる
- 役割表・連絡ルール・会議体・面談の設計
- 受付・導線など、患者体験に直結する運用の改善
- 院長とスタッフ双方の言葉を翻訳しながら定着させる
※正直にお伝えします：この時期、ほとんどのクリニックでスタッフからの抵抗が出ます。だからこそ外部の事務長役が間に入り、双方の言葉を翻訳しながら進めます。経験則では約3〜4ヶ月で「院内の空気と連動」が変わり始めます。
4〜6ヶ月目
定着の土台を固め、ばらつきを減らす
- 評価・育成・引き継ぎの仕組み化
- 患者対応の標準化で、体験のばらつきを減らす
- 数字のモニタリングで下げ止まり・改善を確認
6ヶ月後、多くのクリニックはこう変わり始めます
✓
スタッフが安定する
退職の連鎖が止まり、院内の空気がよくなる。
✓
院長の意図が通り始める
指示が「伝わる」ようになり、スタッフとのコミュニケーションがとれる。
✓
院内の回り方が安定する
受付・導線・待ち時間などのばらつきが減る。
✓
患者の反応が変わる
「最近明るくなったね」など、患者さんの声が変わり始める。
✓
数字は「結果として」下げ止まる
院内が連動した結果として、売上や利益が下げ止まり、場合によっては上がり始めます。支援事例では、退職率10%以下・3年以内定着率90%以上、売上1.2倍（最短1年）などの変化が生まれています。
※成果は状況により異なります。上記は支援事例であり、同等の結果を保証するものではありません。変化のタイミングや幅は状況により前後します。
他の選択肢との違い
| 比較軸 | 事務長代行（外部事務長） | 常勤事務長を採用 | 経営コンサルタント |
|---|---|---|---|
| 現場への関与 | 月2回院内に入り、面談・会議・手順まで実行 | 毎日いるが、力量は人による | 資料・分析・提案が中心になりがち |
| 始めやすさ | 月2回・原則6ヶ月から試せる | 採用難・人件費・相性のリスク | プロジェクト単位で高額になりがち |
| 費用の目安 | 月額25万円〜（税別） | 年収＋採用コスト＋社会保険 | 月数十万円〜 |
| 得意なこと | 院長の意図の翻訳と、現場への定着 | 日常の管理業務 | 分析・戦略立案 |
※一般的な傾向の比較です。個別のケースにより異なります。
料金
常勤の事務長を採用する場合、年収に加えて採用コスト・社会保険・相性リスクがかかります。
→ 外部事務長なら、月2回・原則6ヶ月から。合わなければ止められる形で「試せる」選択肢です。
→ 外部事務長なら、月2回・原則6ヶ月から。合わなければ止められる形で「試せる」選択肢です。
事務長代行（外部事務長）
月2回プラン（基本）
月額25万円〜（税別）
半日訪問 × 月2回（原則固定曜日）
- 契約期間
- 原則6ヶ月から
- 業務範囲・頻度
- 状況に合わせて設計（業務内容により変動）
- カスタマイズ
- 短期集中・追加訪問・複数拠点も可
- 交通費等
- 発生する場合は事前に提示
※現状を伺い、見立てをした上でお見積りします
課題が1つなら、別のサービスが割安です
事務長代行を「高額な何でも屋」にはしません。部分最適で解けるなら、そちらの方が費用対効果が高いです。
事務長代行が向かないケース
無理におすすめしません
- −事務作業だけを外注したい
- −院長が現場への介入を望んでいない
- −スタッフと向き合うつもりがない
- −すぐに売上だけを上げたい
※どれに当たるか分からない場合こそ、無料相談をご利用ください。全体が詰まっているのか、部分最適で解けるのか、見立てからお手伝いします。
よくあるご質問
Q. 事務業務も含めて受けていただけますか？
メインは「院長の方針を整理し、現場に通る言葉に整え、運営として回る形に落とし込むこと」です。必要に応じて事務業務も承ります。
Q. 対象となるクリニックは？
スタッフ数5名以上のクリニックが対象です。スタッフとのコミュニケーションが難しい、利益が不安、伸ばしたいが打ち手が整理できない、といった場合に適しています。
Q. 院内に抵抗が出たらどうしますか？
最初の3ヶ月くらいは、ほとんどのクリニック様でスタッフ様からの抵抗が出ます。その間に打ち手の優先順位を整理しながらスタッフ様とコミュニケーションを図り、改善につなげます。
Q. 6ヶ月で本当に変わりますか？
経験則として「院内の空気と連動」が変わり始める目安が約3〜4ヶ月です。そこから固めて成果にもっていくので、概ね6ヶ月くらいで達成しています。
Q. 最初から事務長代行を選ぶべきですか？
お悩みの内容により異なります。課題が「採用」や「レセプト」など部分最適で解けるなら、そちらへ繋げた方が費用対効果が高いといえます。事務長代行は「全体が詰まっている」ときの切り札という位置づけです。
無料相談で分かること
1
どこが詰まっているかの仮説
現状を伺い、何が絡み合っているのか・どこから手をつけるべきかの見立てをお伝えします。
2
事務長代行が最適かどうか
部分代行（採用・レセプト・労務）で解けるならそちらをご案内します。無理な提案はしません。
3
進め方・期間・費用の目安
貴院の場合の6ヶ月の進め方と、訪問頻度・費用の目安が分かります。
「何から直せばいいか分からない」
——その段階でご相談ください
課題が整理できていなくても大丈夫です。むしろ、整理するところからが私たちの仕事です。
現状をお聞きし、見立てと進め方をお答えします。